Consideremos as situações em que cabe o registro de uma Observação (ou Não-conformidade Menor, como praticam alguns) em uma Auditoria, seja Interna ou Externa. Registramos uma Observação quando:

1- Não há evidência clara de um desvio em relação a uma sistemática definida no Sistema de Gestão (não se configura um desvio sistêmico) ou de um não cumprimento de um requisito (quer seja pela amostragem restrita, quer seja porque há, na amostragem, menos casos negativos do que casos positivos em relação à conformidade, quer seja, ainda, porque as evidências são incompletas).

2- A sistemática definida pelo Sistema de Gestão não assegura plenamente o cumprimento de um requisito (há lacunas e situações de exceção não tratadas) deixando margem para que desvios ocorram (Ex.: deficiência na definição de responsabilidades ou falta de clareza e assertividade na definição de um procedimento ou registro).

No segundo item, via de regra, cabe uma Ação Preventiva. Há uma possibilidade de vir a ocorrer uma não-conformidade.
Já no primeiro item, depende de uma análise sobre o caráter sistêmico ou não do problema apontado (inclusive avaliar a amostragem feita).

Em ambos os casos, do ponto de vista de quem é Auditor, sempre vale à pena analisar e identificar se há uma Não-conformidade Potencial contida na constatação, antes de que uma Observação seja "lavrada".

Do lado do Auditado, a Não-conformidade Potencial contida na Observação registrada, deve ser identificada e muito bem descrita. É mesmo o caso de se argumentar com o Auditor neste sentido.

A abertura de uma ocorrência do tipo "Não-conformidade Potencial", com uma descrição muito clara, é que deve nortear a tratativa por meio da identificação das possívis "causas subjacentes" (ou raiz) até se chegar à definição da(s) Ação(ões) Preventiva(s).

Este conceito costuma ajudar: Não-conformidade Real: Ação Corretiva / Não-conformidade Potencial: Ação Preventiva. Se não houver Não-conformidade Potencial, não há razão para Ação Preventiva.

Postado em: 16/04/13, 14:24